PROCEDURA DE APROBARE SI VIZARE DOCUMENTE
(Documentul in original, semnat si stampilat de Presedintele SCMD si fisele de vot ale membrilor comitetului director in original, se afla la Registratura Sindicatului)
DECIZIA PRESEDINTELUI SCMD
nr. 117 din 08.02.2013
În temeiul prevederilor:
- Art. 10 din Legea Contabilitatii nr. 82/1991;
- Art. nr. 25 din Statutul Sindicatului Cadrelor Militare Disponibilizate;
- Art. 23, 24 si 84 din Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Sindicatului Cadrelor Militare Disponibilizate si deciziilor CD din 05.02.2013
emit următoarea DECIZIE:
Art.1. SE APROBA PROCEDURA PRIVIND APROBAREA SI VIZAREA DOCUMENTELOR ECONOMICO-FINANCIARE.
ORICE PREVEDERI CONTRARE SE ABROGA.
BAZA LEGALA:
- Art. 1 din legea 82/1991, republicata, care prevede:
(2) Instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri au, de asemenea, obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiară şi, după caz, contabilitatea de gestiune.
- Art. 10 din legea 82/1991, republicata, care prevede:
(1) Răspunderea pentru organizarea şi conducerea contabilităţii la persoanele prevăzute la art. 1 revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii respective.
(4) Răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-şef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcţie, împreună cu personalul din subordine.
- Art. 6 din legea 82/1991, republicata, care prevede:
(1) Orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.
- (2) Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.
PROCEDURA PRIVIND APROBAREA SI VIZAREA DOCUMENTELOR ECONOMICO-FINANCIARE ARE URMATORUL CONTINUT:
Persoanele care semneaza documente prin care este afectat patrimonial (documente) Sindicatul Cadrelor Militare Disponibilizate (SCMD) sunt urmatoarele:
a. Pentru aprobarea documentelor in calitate de Presedinte al SCMD:
o Col. (r) dr. Dogaru Mircea;
o Inlocuitor in cazul absentei presedintelui SCMD – Gl. Fl. Aer (r) Balan Iosif;
b. Pentru vizarea documentelor in calitate de contabil sef al SCMD:
o Col. (r) ec. Vasile Marian;
o Inlocuitor in cazul absentei contabilului sef al SCMD – Lt. col. (r) Oarga Madalin.
Toate documentele vor fi verificate pentru acordarii vizei de legalitate (viza) in scopul asigurarii:
- conformităţii cu legislaţia în vigoare;
- aplicării deciziilor luate de conducerea SCMD;
- bunei funcţionări a activităţii interne a SCMD;
- fiabilităţii informaţiilor financiare;
- eficacităţii operaţiunilor entităţii;
- utilizării eficiente a resurselor;
- prevenirii şi controlul riscurilor de a nu se atinge obiectivele fixate etc.
In cazul in care documentele indeplinesc cerintele enumerate anterior contabilul sef va aplica stampila cu mentiunea “Vizat” cu indicarea a sumei pentru care isi asuma raspunderea si data. In cazul in care suma indicate prin viza nu este aceeasi cu cea prevazuta in document, sub viza va inscrie motivele care l-au determinat la acest fapt, si mai semneaza o data.
Documentele se prezinta Presedintelui in vederea aprobarii. Presedintele verifica aplicarii vizei, procedand astfel:
o Aproba documentele la valoarea la care au fost vizate; in acest caz se aplica stampila cu mentiunea “Aprob / Presedintele SCMD” si semneaza;
o Aproba documentele la o alta valoare decat la cea la care a fost vizata: in acest caz Presedintele isi asuma responsabilitatea, in mod unilateral, de a aproba la alta suma documentul in cauza, mentionand scris pe document “Aprob la suma de …” (indicand suma) si semneaza;
o Nu aproba documentele; in acest caz Presedintele isi asuma responsabilitatea, in mod unilateral, de a nu aproba, caz in care va mentiona pe documente “Nu aprob” si semneaza;
In toate cazurile mentionate anterior contabilul sef va executa dispozitia data de Presedinte prin mentiunea de aprobare/neaprobare;
In cazuri deosebite, cand aprobarea se refera la o alta suma decat a fost vizata, sau nu a fost aprobat un document, contabilul sef va aduce la cunostinta Sefului Departamentului Economico-Financiar acest lucru pentru a lua masurile ce se impun. De asemenea, cu ocazia controalelor ce se executa de Comisia de Cenzori, asupra documentelor mentionate anterior comisia isi va preciza pozitia.
Pentru o mai buna si eficienta organizare a activitatii economico-financiare aprobarea si viza vor fi consemnate pe documente astfel:
- La documentele prin care se achita prin banca o anumita suma – aprobarea si viza se vor consemna doar pe ordinul de plata, fara aplicarea stampilelor aprob si vizat, dar se aplica stampila rotunda a SCMD; Ordinul de plata se va prezenta Presedintelui de contabilul sef impreuna cu toatele actele care dovedesc legalitatea si necesitatea operatiunii; in cazul aprobarii partiale sau neaprobarii mentiunile privind aprobarea sau neaprobarea si Viza se vor consemna pe actele anexa la ordinul de plata, iar pe ordinul de plata se va inscrie suma aprobata si se va semna pentru aprobare si viza;
- La documentele prin care se incaseaza/achita o suma in/din casieria SCMD – aprobarea sau viza se consemneaza pe dispozitia de incasare/plata catre casierie, in cazurile in care este necesar ca acest document sa fie intocmit; dispozitia de incasare/plata catre casierie se va prezenta Presedintelui de contabilul sef impreuna cu toatele actele anexa;
- La deconturi - aprobarea si viza se consemneaza pe formularul de decont; decontul se va prezenta Presedintelui de contabilul sef impreuna cu toatele actele anexa; deconturile ce se prezinta la Departamentul Economico-Financiar vor fi numai in formatul existent pe pagina de internet a acestuia;
- La statele de plata a salariilor; aprobarea si viza se consemneaza pe statul de plata; statul de plata se va prezenta Presedintelui de contabilul sef impreuna cu toatele actele anexa;
- In cazul contractelor - dupa acordarea vizei de catre Compartimentul juridic va fi supus semnaturii contabilului sef si Presedintelui SCMD; contractul, din punctul de vedere al SCMD se considera a fi valabil daca este semnat de presedinte.
- In cazul altor documente, neprecizate anterior, viza si aprobarea se va da pe centralizatorul documentelor, iar in lipsa acestuia direct pe documentul in cauza.
Procedura urmeaza a fi adusa la cunostinta tuturor reprezentantilor filialelor pentru a fi folosita in relatia cu Departamentul Economico-Financiar.
PRESEDINTELE SCMD,
Col. (r)
dr. DOGARU MIRCEA
